Турецька
Італійська
Іспанська
Португальська
Румунська
Албанська
Литовська
Латвійська
Болгарська
Грецька
Угорська
Французька
Хорватська
Чеська
Цей розділ допоможе вам правильно налаштуватися на роботу фрілансером у Німеччині та уникнути чотирьох помилок, які коштують новачкам найбільше грошей: віднесення до неправильної податкової категорії, реєстрація в неправильному органі, робота за посвідкою на проживання, яка не дозволяє самозайнятість, та потрапляння в те, що німецьке законодавство називає фіктивною самозайнятістю. Самозайнятість у Німеччині не є складною, але вона не прощає здогадок. Правила записані, їх дотримання забезпечується кількома різними органами, які не спілкуються один з одним, і кожен з цих органів може повернутися назад у часі, щоб виправити помилку, яку ви зробили багато років тому.
Гарна новина полягає в тому, що майже все тут визначається законом, а не настроєм чиновника. Якщо ви розумієте, до якої категорії ви належите, і реєструєтесь відповідно, решта системи значною мірою механічна. У цьому розділі розглядаються правові категорії, кроки реєстрації, податкові правила та правила ПДВ у чинному стані 2026 року, обов'язки соціального страхування, які застають людей зненацька, а також договірні та платіжні практики, які забезпечують платоспроможність фріланс-бізнесу.
Freiberufler або Gewerbetreibender: дві форми самозайнятості в Німеччині
У німецькому законодавстві немає однієї категорії під назвою «фрілансер». Є дві, і від того, до якої з них ви належите, залежить, скільки податків ви сплачуєте, в якому органі влади ви реєструєтесь, чи повинні ви вступати до торгової палати та скільки бухгалтерського обліку ви повинні вести. Ці дві категорії — це фрілансери (Freiberufler) — вільні професіонали, чий дохід підпадає під §18 Закону про податок на прибуток (EStG), та підприємці (Gewerbetreibender) — підприємці, чий дохід підпадає під §15 EStG.
Різниця вартує реальних грошей. Фрайберуфлер (Freiberufler) не сплачує Gewerbesteuer, муніципальний торговельний податок. Він не подає Gewerbeanmeldung, торговельну реєстрацію, і ніколи не відвідує Gewerbeamt, торговельне бюро. Він не є обов'язковим членом Industrie- und Handelskammer (IHK), промислово-торговельної палати, і тому не сплачує щорічний палатний внесок. Він може вести свою бухгалтерію у вигляді простого звіту про доходи на касовій основі, незалежно від того, скільки він заробляє. Gewerbetreibender робить протилежне за всіма чотирма пунктами: він реєструється в Gewerbeamt, стає членом IHK за законом, сплачує торговельний податок понад пільгу та переходить на подвійний бухгалтерський облік та офіційний баланс, як тільки перевищує обмеження розміру, встановлені §141 Abgabenordnung.
В оригінальній версії цього розділу читачам повідомлялося, що фрілансери «зазвичай повинні зареєструвати свій бізнес у місцевому торговельному управлінні (Gewerbeamt)». Це неправильно, і це найдорожче речення, яке може написати путівник на цю тему. §138(1) Abgabenordnung (AO, Податкового кодексу) чітко сформульовано. Той, хто відкриває комерційний бізнес, повідомляє про це Gemeinde, муніципалітет, який потім інформує податкову інспекцію. Але той, хто отримує freiberufliche Tätigkeit, повідомляє безпосередньо відповідну Finanzamt, податкову інспекцію. Freiberufler, який сумлінно стоїть у черзі до Gewerbeamt, реєструється як щось, ким він не є, і Gewerbeanmeldung піде за ним у систему торговельного податку.
То як же дізнатися, до якої з них належите? §18(1) № 1 EStG містить список, неофіційно відомий як Katalogberufe, каталог професій. Він охоплює, по-перше, будь-яку незалежно здійснювану наукову, мистецьку, письменницьку, викладацьку чи освітню діяльність. Потім він окремо називає професії: лікарі, стоматологи, ветеринари, юристи, нотаріуси, патентні повірені, інженери-геодезисти, інженери, архітектори, комерційні хіміки, аудитори, податкові консультанти, економісти-консультанти та бізнес-економісти, присяжні бухгалтери, податкові агенти, фахівці з альтернативної практики, стоматологи старої кваліфікації «Стоматолог», фізіотерапевти, журналісти, фотожурналісти, перекладачі, письмові перекладачі та пілоти. Список завершується словами «und ähnlicher Berufe», що означає «та подібні професії», саме тут відбувається більшість справжніх суперечок.
Якщо вашої роботи немає в цьому списку і не схожа на щось із нього, ви є фрілансером. Продаж товарів – це завжди торгівля. Як і більшість того, що люди називають агентством, магазином, службою доставки, дропшиппінгом, роботою водія або посередництвом у будь-чому за комісійні. Оплата за рахунком-фактурою, а не за розрахунковим листком, не робить вас фрілансером. Робота з ноутбука не робить вас фрілансером. Називання себе фрілансером англійською мовою не робить вас фрілансером за німецьким законодавством.
Сіра зона: чому робота в ІТ є класичним полем битви
Перечитайте список §18 ще раз і зверніть увагу на те, чого не вистачає. Там немає записів для «програміста», «розробника програмного забезпечення», «веб-дизайнера», «фахівця з обробки даних» або «ІТ-консультанта». Єдиний шлях до отримання статусу freiberuflich для фахівця з програмного забезпечення — це через слово «Ingenieure», що означає інженери, або через загальний термін «схожі професії». Ось чому робота з програмним забезпеченням є найбільш обговорюваним питанням у німецькому податковому законодавстві для фріланс-працівників, і чому два розробники, які виконують поверхово схожу роботу, можуть опинитися в різних податкових категоріях.
Приблизно така структура судової практики. Робота, що нагадує інженерію, тобто включає систематичний аналіз, проектування та конструювання складних систем на основі теоретичних знань, порівнянних зі ступенем інженера, як правило, розглядається як freiberuflich. Робота, яка ближча до застосування, налаштування, встановлення або перепродажу інструментів, або яка по суті є ремісничою чи торговою за своєю суттю, як правило, розглядається як gewerblich. Ступінь з інформатики або інженерії значно полегшує аргумент freiberuflich. Самоучка не означає автоматичного програшу аргументу, але перекладає на вас тягар доведення того, що ваші знання дійсно порівнянні за глибиною зі ступенем, іноді шляхом іспиту або експертного звіту.
Сусідні галузі мають ту саму проблему. Журналіст є у списку, але контент-маркетолог, який створює рекламні тексти, зазвичай ні, оскільки ця діяльність є рекламою, а не журналістикою. Дизайнер, який виконує справді художню роботу, може бути freiberuflich (вільнодоступним), тоді як та сама людина, яка виконує рутинну верстку виробництва, може бути gewerblich (практично доцільною). Консультант, який консультує з питань бізнес-стратегії, може кваліфікуватися як beratender Betriebswirt (консультант з питань ділового адміністрування), але лише якщо консультація охоплює основні сфери управління бізнесом, а не один вузький зріз.
Ще дві пастки заслуговують на увагу. Перша полягає в тому, що Фінанзамт визначає вашу категорію, а не ви. Ви описуєте свою діяльність у реєстраційній формі, Фінанзам формує свою думку, і якщо він з вами не згоден, він може перекласифікувати вас і нарахувати торговельний податок ретроактивно за відкриті роки. Друга — це Abfärbetheorie, правило «зараження»: якщо ви є фріберуфлером і додаєте навіть невелику частину торговельного доходу, і ви здійснюєте обидва через одне партнерство, торговельний елемент може заразити цілий комплекс. Для індивідуального підприємця два потоки доходу залишаються окремими, якщо ви враховуєте їх окремо, але насправді ви повинні тримати їх окремо.
Нічого з цього не є приводом для паніки, але це привід ретельно описати свою діяльність і, якщо на кону реальні гроші або категорія справді незрозуміла, заплатити Steuerberater, податковому консультанту, за думку до реєстрації, а не після. Наш розділ про розуміння німецьких податків пояснює, чим займається штейгер, як йому платять, і коли послуга лохнстеуерхілфеверайна є дешевшим варіантом, а коли вона взагалі не має права вам допомагати.
Дозвіл на проживання, який фактично дозволяє самозайнятість у Німеччині
Якщо ви не є громадянином ЄС, ЄЕЗ або Швейцарії, цей розділ важливіший за будь-що інше в цьому розділі, оскільки неправильне визначення ставить під загрозу ваше право на проживання в Німеччині, а не просто коштує вам грошей. Дозвіл на проживання – це дозвіл на певну діяльність. Дозвіл на роботу за наймом – це не дозвіл на самопрацю.
Кожен німецький дозвіл на проживання має підтвердження, в якому зазначено, яку економічну діяльність він дозволяє. Рекомендується звернути увагу на формулювання «selbständige Tätigkeit gestattet», що означає «дозволена самозайнятість». Якщо у вашому дозволі написано щось на кшталт «Erwerbstätigkeit nur bei Arbeitgeber X gestattet», він пов’язує вас з одним роботодавцем. Якщо ж там написано «Beschäftigung gestattet», це стосується працевлаштування, а не самозайнятості. Фріланс за дозволом, який цього не дозволяє, не є технічною проблемою. Це може призвести до анулювання дозволу, відмови в його подальшому продовженні та до проблем, коли ви зрештою подасте заяву на постійне проживання або громадянство.
Спеціальна назва цього документа — «Дозвіл на проживання для самостійного проживання» (Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer selbständigen Tätigkeit) згідно з §21 Закону про проживання (Aufenthaltsgesetz, AufenthG). Згідно з §21(1), стандартний тест складається з трьох частин: має бути економічний інтерес або регіональна потреба в діяльності, має очікуватися позитивний вплив діяльності на економіку, а фінансування має бути забезпечене за рахунок вашого власного капіталу або кредитного зобов'язання. Орган влади зважує життєздатність бізнес-ідеї, ваш підприємницький досвід, обсяг капіталу, який ви вкладаєте, вплив на зайнятість та навчання, а також внесок в інновації та дослідження. Він не приймає рішення самостійно: закон вимагає від нього залучення відповідних експертних органів, торгових органів, професійних палат та, якщо професія регулюється, ліцензійного органу. На практиці це означає висновок IHK або професійної організації щодо вашого бізнес-плану.
Якщо тлумачити це буквально, це вимогливий тест, і для фрилансера-одинака він часто буде неможливим. Ось чому §21(2a) має таке велике значення і так часто ігнорується. Якщо ви успішно отримали ступінь у німецькому державному або визнаному державою університеті, або маєте дозвіл як дослідник чи науковець згідно з §18b, §18d або §19c(1), або маєте Blaue Karte EU, Синю карту ЄС, то орган влади «soll» надасть вам дозвіл на самозайнятість, що відрізняється від вимог §21(1). У німецькому адміністративному праві «soll» означає, що орган влади зобов'язаний його надати, якщо випадок не є винятковим, що набагато сильніше, ніж «може». Умова полягає в тому, що запланована самозайнятість повинна демонструвати зв'язок зі знаннями, отриманими під час навчання або з вашою дослідницькою роботою.
Уважно зверніть увагу на те, що §21(2a) говорить і не говорить про власників «Блакитної карти». Це простіший шлях до отримання дозволу на самозайнятість, а не ліцензія на початок фрілансу за самою «Блакитною карткою». «Блакитна карта» надається для кваліфікованої роботи у конкретного роботодавця. Як правило, власник «Блакитної карти» не може просто брати на себе клієнтів-фрілансерів без дозволу служби у справах іноземців, а додавання самозайнятості зазвичай вимагає або явного додаткового дозволу, або зміни права власності. Деякі дозволи дозволяють обмежену додаткову самозайнятість, а деякі — ні. Єдиний безпечний крок — це прочитати підтвердження на вашій картці, а якщо воно незрозуміле, звернутися письмово до служби у справах іноземців (Ausländerbehörde), перш ніж виставляти комусь рахунок. Письмова відповідь коштуватиме вам кількох тижнів. Несанкціонована діяльність може коштувати вам вашого статусу.
Ще один момент, який дивує людей: питання «фрілансера» проти «підприємця-підприємця» також проявляється в імміграційній практиці. Історично так званий шлях отримання візи для фріланс-підприємців у Берліні та інших місцях проходив гладко для вільних професій, ніж для торговців, оскільки оцінка торговельного бізнесу палатами є складнішим процесом. Податкова категорія та імміграційна категорія юридично різні, але вони взаємодіють.
Реєстрація в Finanzamt: The Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Щойно ви визначите свою категорію, а ваш дозвіл дозволить вам займатися цією діяльністю, реєстрація – це один головний крок: подання анкети для податкової реєстрації (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Це форма, в якій ви повідомляєте Фінанзамту, хто ви, чим ви будете займатися, який заробіток очікуєте отримати, чи хочете ви отримати статус платника ПДВ для малого бізнесу та як вас оподатковуватимуть. Це найважливіша форма в перший рік роботи фрілансера, оскільки деякі з відповідей фіксують вибір на роки пізніше.
З 2021 року ця форма є електронною. §138(1b) AO вимагає, щоб інформація передавалась «після повного внесення змін до попереднього набраного набору даних через повний набір даних», тобто через офіційно встановлений набір даних через офіційно призначений інтерфейс, яким на практиці є ELSTER, онлайн-портал податкової адміністрації за адресою elster.de. Паперовий варіант більше не є стандартним. Закон залишає одну можливість, про яку варто знати: за заявою Фінанзамт може відмовитися від електронного подання, щоб уникнути надмірних труднощів, і в цьому випадку ви використовуєте офіційну паперову форму. Цей виняток є обмеженим, і вам не слід планувати його обхід.
Порядок операцій відрізняється залежно від категорії, і саме тут оригінальна версія цього розділу ввела читачів в оману. Freiberufler повідомляє безпосередньо Finanzamt відповідно до §138(1) Satz 3 AO та заповнює Fragebogen. Торговельне відомство не задіяне на жодному етапі. Gewerbetreibender спочатку звертається до Gewerbeamt муніципалітету та подає Gewerbeanmeldung, сплачуючи невеликий збір, який залежить від міста, а потім муніципалітет інформує Finanzamt, який надішле або очікує Fragebogen. У будь-якому випадку, саме Fragebogen створює вашу податкову реєстрацію.
Поставтеся до оцінки очікуваного обороту та прибутку серйозно. Це не формальність. Фінанзамт використовує її, щоб вирішити, чи маєте ви право на статус платника ПДВ для малого бізнесу, як часто ви повинні подавати декларації з ПДВ та чи встановлювати Einkommensteuer-Vorauszahlungen (авансові платежі з податку на прибуток), які є щоквартальними платежами, що сплачуються 10 березня, 10 червня, 10 вересня та 10 грудня. Якщо оцінка занадто низька, ви зіткнетеся з великою простроченою виплатою плюс щойно встановлені авансові платежі того ж року, що є класичною причиною, чому другий рік роботи фрілансера здається фінансово жорстоким. Якщо оцінка занадто висока, ви дасте державі безвідсоткову позику. Оцінюйте чесно та пам’ятайте, що ви можете подати заявку на коригування авансових платежів протягом року, якщо ваш дохід зміниться.
Будьте готові зачекати кілька тижнів. Будьте готові до того, що Фінанзамт поставить вам додаткові запитання щодо того, чим саме ви займаєтесь, особливо якщо ваша діяльність знаходиться десь поблизу меж §18. Відповідайте точно та письмово, описуйте фактичну роботу, а не посаду, та зберігайте копії. На цьому листуванні пізніше буде базуватися ваша категорія.
Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer та USt-IdNr
Німеччина видасть вам кілька податкових номерів, і вони не є взаємозамінними. Їх плутанина призводить до рахунків-фактур, які бухгалтери клієнтів відхиляють.
Ідентифікаційний номер платника податків (Steuer-Identifikationsnummer) – це одинадцятизначний номер, який видається один раз кожній особі, зареєстрованій у Німеччині, і дійсний довічно. Він супроводжує вас під час зміни роботи та переїзду, а також використовується для сплати податку на прибуток та вашої ідентифікації у Фінанзамті (Finanzamt). Його не потрібно вказувати у рахунку-фактурі клієнта.
Податковий номер (Steuernummer) видається вашим місцевим Фінанзамом (Finanzamt) у відповідь на запит (Fagebogen). Він ідентифікує вашу справу про бізнес у цьому конкретному офісі. Він змінюється, якщо ви переїжджаєте до району, де знаходиться інший Фінанзам. Згідно з правилами виставлення рахунків-фактур, викладеними в §14 Закону про ПДВ (UStG), ваші рахунки-фактури повинні містити або ваш Steuernummer, або ваш ідентифікаційний номер платника ПДВ.
Ідентифікаційний номер платника ПДВ, або USt-IdNr, – це ідентифікаційний номер платника ПДВ, який видається Bundeszentralamt für Steuern (Федеральним центральним податковим управлінням), і починається з літери DE. Він потрібен вам для транскордонної торгівлі в межах ЄС. Якщо ви виставляєте рахунок-фактуру підприємству в іншій державі-члені, саме USt-IdNr обох сторін забезпечує роботу механізму зворотного нарахування, і саме його ви вказуєте у Zusammenfassende Meldung (зведеній звітності). Ви можете запросити його безпосередньо у Fragebogen або подати заявку пізніше онлайн. Багато фрілансерів надають перевагу використанню USt-IdNr, а не Steuernummer, у всіх рахунках-фактурах, оскільки Steuernummer показує, яка податкова інспекція вами займається, і, можливо, є більш конфіденційною інформацією.
Тепер існує четвертий номер для конкретного випадку. §19a UStG, запроваджений для загальноєвропейської схеми малого бізнесу, передбачає, що торговець, зареєстрований у Німеччині, який бажає скористатися звільненням для малого бізнесу в іншій державі-члені, повинен приєднатися до спеціальної процедури звітності, а Bundeszentralamt für Steuern видає йому Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Це стосується лише того, якщо ви хочете отримати статус малого бізнесу за кордоном, а не лише в Німеччині.
Kleinunternehmerregelung і пороги 2026 року
Kleinunternehmerregelung, положення про малий бізнес у §19 UStG, дозволяє вам залишатися поза системою ПДВ. Ви не стягуєте ПДВ, не подаєте декларації з ПДВ і не можете повернути ПДВ, який ви сплачуєте за власні покупки. Для тих, хто продає послуги приватним особам, це справжня конкурентна перевага, оскільки ваша ціна є вашою ціною. Для тих, хто продає підприємствам, зареєстрованим як платники ПДВ, це часто не має сенсу, оскільки ваші бізнес-клієнти все одно повертають ПДВ і просто бачать нижчу чисту ціну, тоді як ви втрачаєте власний податковий відрахунок.
Порогові значення змінилися 1 січня 2025 року, і чинний законодавчий текст підтверджує їх. Згідно з §19(1) Закону про податок на прибуток США (UStG), ваш оборот звільняється від оподаткування, якщо ваш загальний дохід не перевищував 25 000 євро за попередній календарний рік і не перевищує 100 000 євро за поточний календарний рік. Старі цифри 22 000 та 50 000 більше не використовуються. Є ще три зміни, які мають більше значення, ніж загальні цифри.
По-перше, змінився механізм перевищення ліміту, і саме це вражає людей. Стара цифра в 50 000 була прогнозом: ви робили оцінку на початку року, і якщо перевищували, ви все одно залишалися малим бізнесом протягом усього цього року і платили податок лише з наступного січня. Нова цифра в 100 000 – це жорстка стеля поточного року. Закон говорить, що обіг не повинен перевищувати її в поточному календарному році, теперішньому часі. Щойно ваш обіг перевищить 100 000 євро протягом року, статус негайно припиняється. Транзакція, яка перевищує ліміт, вже оподатковується, і кожен рахунок-фактура після неї повинен містити ПДВ. Немає пільгового періоду та очікування до січня. Якщо ви десь близькі до цієї цифри, ви повинні відстежувати її постійно, а не перевіряти раз на рік.
По-друге, цифра 25 000 євро є чистою цифрою. Старий закон прямо враховував оборот попереднього року «плюс податок, що на нього поширюється», що робило 22 000 фактично валовою цифрою. Чинний §19(2) визначає Gesamtumsatz просто як суму оподатковуваного обороту, розраховану на основі отриманих платежів, без такого додавання. Не порівнюйте нові та старі ліміти так, ніби вони вимірюють одне й те саме.
По-третє, змінився юридичний характер. У §19(1) тепер сказано, що оборот «є steuerfrei», тобто звільнений від оподаткування, тоді як старе правило просто говорило, що податок не стягуватиметься. Це звучить як формулювання, але воно має наслідки для того, як звільнення взаємодіє з іншими положеннями, і саме тому рахунки-фактури малого бізнесу тепер повинні посилатися на звільнення згідно з §19 UStG, а не повторювати старіші формулювання.
Ви також можете відмовитися від цього. §19(3) дозволяє вам заявити Фінанзамту до останнього дня лютого другого року, наступного за податковим періодом, що ви відмовляєтеся від режиму малого бізнесу. Ця відмова зобов'язує вас щонайменше на п'ять календарних років, і лише після цього ви можете скасувати її з початку наступного року. П'ять років - це довгий термін. Відмова може бути абсолютно правильною, якщо ви купуєте обладнання та хочете отримати відрахування вхідного податку, або якщо ваші клієнти - це виключно підприємства, і ПДВ для них невидимий, але це не рішення, яке можна приймати випадково або скасовувати.
Ще один наслідок втрати статусу може дратувати людей: якщо ви перетнете поріг і не помітите цього, ви все одно будете винні ПДВ. Фінанзамт вимагатиме від вас сплатити його незалежно від того, чи стягували ви його зі своїх клієнтів. Просити клієнта через кілька місяців прийняти виправлений рахунок-фактуру з доданими 19 відсотками – це неприємна розмова, і клієнт, який не має договірних зобов’язань приймати його, може просто відмовитися, залишивши вам сплачувати податок з грошей, які ви вже отримали.
Umsatzsteuer: подання, зворотне стягнення та OSS
Після того, як ви потрапите в систему ПДВ, ви додаєте до своїх рахунків-фактур Umsatzsteuer, яка наразі становить 19 відсотків за стандартною ставкою та 7 відсотків за зниженою ставкою, ви відраховуєте Vorsteuer, вхідний податок, який ви сплатили за бізнес-покупки, та сплачуєте різницю до Фінанзамту. Ви робите це через Umsatzsteuer-Voranmeldung, попередню декларацію з ПДВ, а потім звіряєте все в річній декларації з ПДВ.
Частота подання декларації встановлена §18(2) Закону про податок на прибуток США (UStG) і є більш сприятливою, ніж пропонує більшість посібників. Стандартним періодом подання декларації (Voranmeldungszeitraum) є календарний квартал. Ви переходите до щомісячного подання декларації лише тоді, коли ваш ПДВ за попередній календарний рік перевищував 9,000 євро. Якщо ваш ПДВ за попередній рік становив 2,000 євро або менше, Фінанзамт (Finanzamt) може повністю звільнити вас від подання попередніх декларацій, залишивши лише річну декларацію. Згідно з §18(2a), ви також можете добровільно обрати щомісячне подання декларації, якщо за попередній рік на вашу користь було відшкодовано понад 9,000 євро, що підходить підприємствам, які постійно перебувають у положенні про відшкодування, і цей вибір є обов'язковим для вас протягом року.
Існує важливий і часто неправильно позначений момент для нових засновників. Четверте речення закону визначає місяць як період подання декларації у році, коли ви починаєте, та в році, наступному за ним. Однак §18(2) Податкового кодексу США передбачає призупинення дії цього правила: для податкових періодів з 2021 по 2026 рік це речення не застосовується у своїй звичайній формі. Таким чином, до 2026 року нові засновники не автоматично переходять до щомісячного подання декларації. Оскільки це полегшення написано як фіксоване вікно, що закінчується 2026 роком, будь-хто, хто розпочинає бізнес на початку року, повинен перевірити поточний текст, а не вважати, що він продовжує діяти.
Попередні декларації потрібно подати до 10-го дня після закінчення періоду. Ви можете подати заявку на продовження терміну подання декларації (Dauerfristverlängerung) – постійне продовження терміну подання, яке дає вам додатковий місяць. Ті, хто подає декларацію щомісяця, повинні внести спеціальний авансовий платіж, щоб отримати його; ті, хто подає декларацію щоквартально, цього не роблять. Для тих, чия бухгалтерія не завжди актуальна, це продовження є дешевою страховкою від додаткових зборів за несвоєчасне подання.
Транскордонна робота передбачає ще два механізми. Перший – це зворотне нарахування згідно з §13b UStG. Якщо ви надаєте послугу підприємству, зареєстрованому в іншій державі-члені ЄС, місце постачання зазвичай переміщується до країни клієнта, ви виставляєте рахунок-фактуру без німецького ПДВ, і клієнт сам сплачує ПДВ. У вашому рахунку-фактурі має бути зазначено, що застосовується процедура зворотного нарахування, він повинен містити ідентифікаційні номери платників ПДВ обох сторін, а транзакція має бути задекларована у Зумовному звіті про угоду (Zusammenfassende Mesdung). Ви повинні перевірити, чи є номер платника ПДВ клієнта дійсним на момент постачання, що ви можете зробити безкоштовно через Bundeszentralamt für Steuern або систему VIES ЄС. Поставтеся до цієї перевірки серйозно та збережіть підтвердження: якщо номер виявиться недійсним, податок може бути повернений вам.
Другий – це єдиний сервіс, або OSS. Якщо ви продаєте цифрові послуги або товари приватним споживачам в інших країнах ЄС, ви повинні стягувати ПДВ за ставкою країни споживача, як тільки перевищите загальноєвропейський поріг дистанційних продажів у 10 000 євро на рік. Реєстрація в OSS дозволяє вам декларувати всі ці продажі в одній квартальній декларації через Bundeszentralamt für Steuern, замість того, щоб реєструватися платником ПДВ у кожній країні, де у вас є клієнти. Нижче порогу ви можете продовжувати стягувати німецький ПДВ, а також можете добровільно скористатися OSS. Декларація OSS є окремою від вашої німецької декларації про продаж (Voranmeldung) і має власні терміни.
Електронний рахунок: що вже є обов'язковим, а що з'явиться у 2027 році
Електронне виставлення рахунків – це зміна, яка, найімовірніше, зараз застане фрілансера зненацька, оскільки одна його половина вже є обов’язковою, а інша – ні, і більшість людей чули спотворену версію обох.
Почнемо з того, що насправді являє собою електронний рахунок, бо це слово може вводити в оману. Згідно з §14(1) UStG, електронний рахунок – це рахунок-фактура, виданий, переданий та отриманий у структурованому електронному форматі, який дозволяє електронну обробку та відповідає європейському стандарту EN 16931. У Німеччині це означає XRechnung, формат XML, або ZUGFeRD, що є PDF-файлом зі структурованим XML, вбудованим у нього. Все інше, включаючи звичайний PDF-файл, який ви експортуєте з текстового редактора та додаєте до електронного листа, є sonstige Rechnung, «іншим рахунком-фактурою». Звичайний PDF-файл не є електронним рахунком, яким би електронним він не здавався.
Тепер та частина, яка вже є законом. З 1 січня 2025 року кожен бізнес, заснований у Німеччині, повинен мати можливість ОТРИМУВАТИ електронні рахунки для внутрішніх операцій між підприємствами. Перехідного періоду для отримання немає і ніколи не було. Механізм легко не помітити, оскільки він захований у пункті: §14(1) UStG говорить, що для надсилання рахунку-фактури в електронному вигляді потрібна згода одержувача, але лише «тією мірою, якою немає зобов'язання згідно з пунктом 2 реченням 2 під номером 1». Для внутрішніх поставок B2B це зобов'язання існує, тому ваша згода не потрібна. Німецький бізнес-клієнт може надіслати вам структурований XML-рахунок-фактуру завтра, і ви не маєте права заперечувати та не маєте права вимагати PDF-файл. На практиці все, що для цього потрібно, це адреса електронної пошти, яка може прийняти файл, та спосіб його читання та архівування, але ви повинні мати можливість зберігати його в оригінальному структурованому вигляді протягом встановленого законом терміну зберігання. Друк та подання документа не є дотриманням вимог.
Далі йдеться про частину, яка ще не є законом для більшості людей. Видача електронних рахунків поступово вводиться в дію відповідно до обороту, а графік наведено в §27(38) Закону США про обіг (UStG). За оборот, здійснений з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2026 року, ви все ще можете виставляти рахунки-фактури на папері або в невідповідному електронному форматі, такому як звичайний PDF, за згодою одержувача. За оборот, здійснений протягом 2027 року, ця ж свобода залишається, лише якщо ваш загальний оборот (Gesamtumsatz) за попередній календарний рік не перевищував 800 000 євро. Отже, з 1 січня 2027 року підприємства, оборот яких за попередній рік перевищував 800 000 євро, повинні видавати відповідні електронні рахунки для внутрішнього B2B. З 1 січня 2028 року це зобов'язання поширюється на всіх незалежно від розміру. Передача EDI має однакові пільги до 2027 року.
Для звичайного фрілансера це означає: ви повинні мати можливість отримувати рахунки сьогодні, і якщо ви не є великим підприємством, у вас є час до початку 2028 року, щоб мати змогу виставляти рахунки. Це недалеко, і якщо ви виставляєте рахунки державним органам, ви, ймовірно, вже зобов'язані надсилати XRechnung з Leitweg-ID згідно з окремими правилами державних закупівель. Варто також зазначити, що це зобов'язання не поширюється: постачання приватним споживачам, рахунки-фактури на невеликі суми або квитанції згідно з правилами спрощення залишаються поза його межами, а транскордонні рахунки-фактури підпорядковуються власному режиму.
Scheinselbständigkeit: найбільша пастка німецького фрілансу
Фіктивна або удавана самозайнятість – це ситуація, коли ви виставляєте рахунок-фактуру як фрілансер, але фактичні робочі відносини є працевлаштуванням. У звичайному випадку це не шахрайство. Більшість людей, які потрапляють у цю ситуацію, не зробили нічого нечесного: вони просто тісно працювали з одним клієнтом протягом тривалого часу, і ці відносини непомітно перетворилися на роботу.
Тест міститься в §7(1) Sozialgesetzbuch IV (SGB IV, соціальний кодекс, що регулює соціальне страхування), і він короткий. Зайнятість – це несамозайнятість, зокрема, в рамках трудових відносин. Ознаками зайнятості є робота за інструкціями та інтеграція в трудову організацію особи, яка дає ці інструкції. Ці два слова, Weisungsgebundenheit (забезпечення працездатності) та Eingliederung (підключення), містять у собі весь тест.
Закон не надає вам контрольного списку або відсотка. §7a(2) SGB IV говорить, що рішення приймається на основі загальної оцінки всіх обставин окремої справи. Це означає, що жоден факт не рятує вас і жоден факт не засуджує вас. На практиці питання, які ставляться, такі: вам кажуть, коли і де працювати, чи ви вирішуєте самі? Чи маєте ви власні приміщення, інструменти та обладнання? Чи позиціонуєте ви себе як власний бізнес для зовнішнього світу, з власним веб-сайтом, власними рахунками-фактурами та власним брендом? Чи несете ви підприємницький ризик, тобто чи можете ви зазнати збитків і чи можете ви фактично втратити гроші, якщо проект піде невдало? Чи інтегровані ви в команду клієнта, відвідуєте його внутрішні зустрічі, використовуєте його внутрішні системи та адресу електронної пошти, фігуруєте в його організаційній схемі, берете участь у плануванні його відпустки? Чи може колега клієнта відрізнити вас від співробітника? Чи працюєте ви на кількох клієнтів, чи фактично на одного?
Наявність одного домінантного клієнта є найгучнішим окремим попереджувальним знаком, і варто точно визначити, чому. Сам по собі він не є вирішальним для питання працевлаштування. Але він викликає окремий та незалежний наслідок у пенсійному законодавстві, описаний у наступному розділі, і робить всю картину схожою на працевлаштування, тому він спонукає до ретельного розгляду.
Фінансові наслідки є серйозними та асиметричними, тому клієнти переймаються цим більше, ніж можна було б очікувати. Якщо Deutsche Rentenversicherung виявить, що ці відносини весь час були трудовими, клієнт розглядається як роботодавець і має сплатити внески на соціальне страхування, як частку роботодавця, так і частку працівника, ретроактивно. Зазвичай це за попередні чотири роки та до тридцяти років, коли внески утримувалися навмисно. Як правило, клієнт може стягнути з вас частку працівника лише шляхом відрахувань із заробітної плати за останні три місяці, тому майже весь рахунок залишається на клієнті. Існує ще один недолік для клієнта з боку ПДВ: якщо ви ніколи не були продавцем за цю роботу, ПДВ, який ви нарахували, не був належним чином нарахований, і відрахування вхідного податку клієнта за всіма цими рахунками-фактурами може бути сторноване.
Ось чому серйозні німецькі клієнти ставлять підрядникам незручні запитання, наполягають на перегляді доказів діяльності інших клієнтів, відмовляються надавати вам адресу електронної пошти компанії та іноді обмежують термін дії угоди. Вони не створюють труднощів. Саме вони несуть ризик.
Ваша сторона також не позбавлена ризиків. Ви можете виявити, що ніколи не мали права на торговельну діяльність або податковий режим, на який претендували, ваші рахунки-фактури можуть потребувати виправлення, і ви можете виявити, що вас одночасно перекваліфікували як працівника для цілей соціального страхування, тоді як ваші комерційні відносини з клієнтом припиняються, оскільки перекваліфікація зазвичай відбувається в момент закінчення терміну дії договору.
Визначення статусу: отримання заздалегідь визначеності
Німеччина пропонує спосіб вирішення питання до того, як воно перетвориться на проблему. §7a SGB IV надає вам Statusfeststellungsverfahren, процедуру визначення статусу, яку проводить Deutsche Rentenversicherung Bund, федеральний орган пенсійного страхування. Будь-яка сторона договору може письмово або в електронному вигляді подати заяву про обов'язкове рішення щодо того, чи є певна робота роботою чи справжньою самозайнятістю.
Існує одне важливе обмеження щодо часу. Закон забороняє процедуру, якщо на момент подання заяви Einzugsstelle, колекторське агентство або інший страховий орган вже розпочали власну процедуру визначення обов'язкового страхування. Простіше кажучи: подайте заявку якомога раніше, поки питання ще належить вам поставити. Після початку перевірки ці двері зачиняються, і ви просто захищаєте себе.
У деяких ситуаціях ця процедура є обов'язковою, а не факультативною. §7a(1) вимагає, щоб Einzugsstelle застосовувався, якщо реєстрація роботодавця показує, що працівник є його/її подружжям, зареєстрованим партнером або нащадком, або є керуючим акціонером GmbH. Сімейні угоди та одноосібні компанії перевіряються автоматично, оскільки саме там межа найчастіше розмита.
Саме рішення приймає Федеральна рада DRV (DRV Bund) на основі загальної оцінки всіх обставин. Ви подаєте контракт та детальний опис того, як насправді виконується робота, і це ключовий момент: DRV розглядає реальність життя, а не документи. Контракт, який ретельно описує вас як незалежного підрядника, нічого не вартий, якщо ви насправді сидите в офісі клієнта, виконуєте його інструкції та працюєте в його робочий час. Формулювання контракту не може купити вам статус, якому суперечить ваша робоча практика.
Якщо ви розпочинаєте тривалу співпрацю з одним великим клієнтом, особливо з тим, хто, схоже, працює на повний робочий день, подумайте про те, щоб запустити цю процедуру з самого початку. Це займає місяці, це безкоштовно, а позитивне рішення дає вам і вашому клієнту юридичну визначеність щодо цієї співпраці. Якщо рішення буде не на вашу користь, ви дізнаєтесь про це на тому етапі, коли виправлення коштуватиме місяців внесків, а не років.
Пенсійне страхування: коли воно все ж таки не є необов'язковим
В оригінальній версії цього розділу читачам повідомлялося, що фрілансери не зобов'язані робити внески до обов'язкової пенсійної схеми. Це правда для багатьох людей і небезпечна неправда для інших, і винятки не є чимось незрозумілим.
Загальна позиція правильна: більшість самозайнятих осіб у Німеччині не охоплені орендною системою (Rentenversicherung), обов'язковим пенсійним страхуванням, і повинні самостійно створювати своє пенсійне забезпечення. Але §2 SGB VI перелічує категорії самозайнятих осіб, які обов'язково застраховані, хочуть вони цього чи ні. До списку входять самозайняті вчителі та вихователі, які регулярно не наймають застрахованого працівника у зв'язку з цією діяльністю; доглядачі, які працюють у сфері догляду за вагітними, пологів, догляду за немовлятами або дітьми на тих самих умовах; акушерки; морські лоцмани; митці та публіцисти згідно з Künstlersozialversicherungsgesetz; працівники житлово-комунального господарства (Hausgewerbetreibende), що працюють вдома; прибережні капітани та рибалки; а також торговці, внесені до Handwerksrolle, реєстру кваліфікованих ремесел, які особисто відповідають умовам для цього внесення.
Категорія, яка охоплює найбільше людей, — це §2 Satz 1 Nr. 9: особи, які регулярно не наймають жодного застрахованого працівника у зв'язку зі своєю самозайнятою діяльністю та працюють на постійній основі та по суті лише для одного клієнта. Це arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger, самозайнята особа, подібна до найманої особи. Уважно прочитайте його, оскільки це не той самий тест, що й Scheinselbständigkeit. Ви можете бути справді, правильно самозайнятим, без дотримання інструкцій та без інтеграції, і все одно підпадати під № 9 виключно тому, що ваш дохід надходить по суті з одного джерела, і у вас немає персоналу. Закон додає корисну деталь: міні-працівник не вважається працівником за цим тестом, тому найм когось незначно не виводить вас з нього, тоді як для партнерств клієнти партнерства вважаються вашими клієнтами.
Наслідком потрапляння до будь-якої категорії §2 є те, що ви повинні сплачувати пенсійні внески, і оскільки у вас немає роботодавця, з яким можна було б розділити рахунок, ви повинні сплачувати повний внесок самостійно. Обов'язок повідомити Німецьке страхове управління оренди є вашим. Якщо вони знайдуть вас через роки, внески можуть бути стягнуті ретроактивно, що перетворює керовані щомісячні витрати на великий раптовий борг. Вчителі, репетитори мов, інструктори з йоги та фітнесу, доглядальники та ремісники повинні перевірити своє становище, перш ніж вважати, що вони звільнені від сплати, а кожен, хто працює на одного основного клієнта протягом тривалого часу, повинен двічі прочитати № 9.
Для всіх, хто справді перебуває поза системою, свобода реальна, але так само реальна й відповідальність: жоден роботодавець нічого не вносить за вас, і на вас не чекає жодне автоматичне право на це. Наш розділ про пенсійні та пенсійні плани охоплює добровільні внески до встановленої законом схеми, п'ятирічний кваліфікаційний період, який визначає, чи отримуватимете ви взагалі німецьку пенсію, та як самозайняті особи можуть натомість накопичувати резерви.
Медичне страхування, страхування від догляду та KSK
Медичне страхування є обов'язковим для всіх мешканців Німеччини, і самозайнятість цього не змінює. Змінюється лише ціна. Як працівник, ваш роботодавець сплачує приблизно половину вашого внеску. Як самозайнята особа, ви сплачуєте всю суму, і весь внесок на Pflegeversicherung, страхування довгострокового догляду, додатково. Це найбільша фіксована сума витрат, яку більшість нових фрілансерів недооцінюють.
У вас є справжній вибір між державним страхуванням здоров'я (GKV), системою, встановленою законом, та приватним страхуванням здоров'я (PKV), і цей вибір набагато важливіший для самозайнятих осіб, ніж для працівників, оскільки він майже незворотний. У GKV, як для основного самозайнятого мешканця (hauptberuflich Selbstständiger), для особи, яка є самозайнятою особою як основною діяльністю, внески розраховуються на основі вашого доходу, з урахуванням мінімальної бази оцінки, яка застосовується навіть у невдалий рік, та верхньої межі. У деяких випадках існує знижений мінімум для людей, які тільки починають, і варто чітко запитати про це у вашому Krankenkasse. У PKV страхові внески залежать від вашого віку та стану здоров'я на момент вступу, а також від обраного вами плану, що часто робить PKV разюче дешевим для здорової людини у віці тридцяти років і разюче дорогим пізніше. GKV страхує вашого чоловіка/дружину та дітей, які не працюють, без додаткової оплати через Familienversicherung; PKV стягує окремий внесок за кожну особу.
Повернення з PKV до GKV як самозайнятої особи є складним, і після 55 років це фактично заборонено. Наш розділ про необхідні страхові речі в Німеччині повністю викладає порівняння GKV та PKV, включаючи законодавче правило блокування та те, що вважається достатнім покриттям для цілей отримання дозволу на проживання, що є окремим питанням зі своїми власними критеріями.
Один шлях заслуговує на окрему згадку, оскільки він повністю змінює економіку. Фонд соціального страхування митців (Künstlersozialkasse, KSK) – це не страховик, а механізм. Якщо ви самозайнятий художник або публіцист, що в практиці KSK охоплює широкий спектр письменників, журналістів, музикантів, виконавців, фотографів, дизайнерів та деякі суміжні види творчої діяльності, і ви відповідаєте критеріям, включаючи мінімальний професійний дохід, KSK організовує ваше медичне, доглядове та пенсійне страхування таким чином, щоб ви сплачували приблизно частку працівника, як ніби ви були найманими працівниками. Решта фінансується за рахунок Künstlersozialabgabe – збору, який сплачують компанії, що замовляють творчі роботи, плюс федеральна субсидія. Згідно з Künstlersozialkasse, цей збір встановлено на рівні 5.0 відсотка на 2027 рік. Зверніть увагу, що цей збір сплачують ваші клієнти, а не ви, саме тому деякі клієнти побоюються замовляти роботи, пов’язані з KSK.
KSK фактично вдвічі зменшує вартість самозайнятості у творчій сфері, а членство також дає вам доступ до обов'язкової пенсійної системи згідно з §2 № 5 SGB VI, яка є обов'язковою, а не необов'язковою. Заявки ретельно розглядаються та можуть бути відхилені або скасовані, якщо ваша робота виходить за межі сфери діяльності, наприклад, з журналістики у зв'язки з громадськістю. Якщо ви працюєте у творчій сфері, перевірте künstlersozialkasse.de, перш ніж вважати, що вам доведеться сплачувати повні приватні тарифи.
Ще два пункти щодо страхування. Berufsunfähigkeitsversicherung, страхування від професійної непрацездатності, має більше значення для самозайнятих осіб, ніж для будь-кого іншого, оскільки немає оплати лікарняних від роботодавця та, за винятком категорій §2 SGB VI, немає встановленої законом пенсії по інвалідності. А Berufshaftpflichtversicherung, страхування професійної відповідальності, є обов'язковим для деяких професій та лише розумним для інших, хоча клієнти в консалтингу, ІТ та дизайні все частіше вимагають підтвердження цього перед підписанням договору.
Останній структурний момент, який самозайняті виявляють пізно: фрілансери значною мірою перебувають поза захистом, який працівники сприймають як належне. Mutterschutzgesetz, закон про захист материнства, та Elternzeit, батьківська відпустка, побудовані навколо зайнятості та не застосовуються до вас однаково. Elterngeld, батьківська допомога, доступна самозайнятим особам, але розраховується по-іншому та за інший обліковий період. Якщо ви плануєте сім'ю, працюючи самозайнятою особою, зверніть увагу на це на ранній стадії, а не в третьому триместрі.
Бухгалтерський облік, EÜR та що ви повинні зберігати
Більшість фрілансерів можуть використовувати найпростішу форму бухгалтерського обліку, яку пропонує Німеччина. Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), звіт про доходи, що ведеться на касовій основі, згідно з §4(3) EStG, фіксує надходження та витрати, і називає різницю прибутком. Фрілансер може використовувати його незалежно від розміру. Працівник комерційної бухгалтерії може використовувати його, доки не перевищить обмеження, встановлені §141 AO, після чого подвійний бухгалтерський облік та баланс стають обов'язковими. EÜR подається в електронному вигляді разом з вашою податковою декларацією за допомогою офіційного Anlage EÜR.
Витрати на бізнес, Betriebsausgaben, віднімаються від обороту для визначення прибутку. Правило полягає в тому, що витрати підлягають відрахуванню, якщо вони спричинені бізнесом. Обладнання, програмне забезпечення, професійне страхування, домашній офіс, де дотримано певних умов, професійний розвиток, ділові поїздки та професійна частка вашого телефону та інтернету – все це підлягає відрахуванню. Деякі категорії мають певні правила: ділові розваги підлягають відрахуванню лише на 70 відсотків, подарунки діловим партнерам обмежені, а автомобіль, який використовується в приватному та професійному житті, потребує або належного журналу реєстрації, або методу фіксованої ставки. Наш розділ про податкові пільги та звільнення детально охоплює надбавки та Паушален.
Зберігайте кожен чек. Німецьке податкове законодавство працює за принципом, що непідтверджені витрати не відбувалися, а терміни зберігання є тривалими: зазвичай десять років для бухгалтерських записів та рахунків-фактур і вісім років для рахунків-фактур згідно зі скороченим правилом, що зараз діє, тому зберігання всього протягом десяти років є безпечною звичкою. Записи повинні зберігатися у формі, яка відповідає GoBD, принципам належного ведення бухгалтерських книг в електронній формі, що на практиці означає, що цифровий запис має бути незмінним, повним та таким, що може бути відтворений. Коробка з термопаперовими чеками, які вицвіли до порожніх місць, не є відповідністю, як і папка з PDF-файлами, які можна редагувати.
Один ризик, характерний для ранніх років, – це Liebhaberei, що означає статус хобі. Якщо ваша діяльність рік за роком приносить збитки без реальної перспективи прибутку, Фінанзамт може вирішити, що це взагалі не бізнес, а хобі, яке практикується з особистих причин, і ретроактивно скасувати збитки. Збитки на початковому етапі є нормальними та очікуваними. Схема збитків без плану досягнення прибутковості – це те, що викликає питання, тому зберігайте докази справжнього Gewinnerzielungsabsicht, наміру отримати прибуток.
Пошук клієнтів та формування клієнтської бази
Німецький ринок винагороджує видиму професійну репутацію більше, ніж обсяг охоплення. Холодні підходи працюють погано. Рекомендації, професійні мережі та демонстрована компетентність працюють добре, і як тільки ви вступаєте, стосунки, як правило, тривалі та стабільні, що є одночасно привабливим фактором і, як пояснюється в попередніх розділах, ризиком.
Почніть зі структур, які вже існують. IHK проводить безкоштовні консультації для засновників, і якщо ви є працівником комерційної діяльності, ви все одно є її членом і можете використовувати те, за що платите. Представники вільних професій мають власні організації, і Bundesverband der Freien Berufe представляє їх на національному рівні. Багато професій мають палату, яка не є факультативною: архітектори, лікарі, юристи, податкові консультанти та деякі інші повинні бути допущені до своєї камери, перш ніж вони взагалі зможуть практикувати, і жодна податкова реєстрація не замінює цього допуску. Перевірте, чи регулюється ваша професія, перш ніж брати на себе одного клієнта, оскільки практика регульованої професії без допуску є окремим правопорушенням від будь-якої податкової проблеми.
Окрім цього, практичні канали – це ті, що ви очікували б, з німецьким акцентом. XING все ще має популярність у німецькомовних бізнес-колах поряд з LinkedIn. Спеціалізовані проектні портали, такі як freelance.de, freelancermap та Gulp, є тими, де укладається значна частина німецьких ІТ- та інженерних контрактних робіт, часто через агентства, а не безпосередньо через кінцевих клієнтів. Місцеві зустрічі, Vereine та галузеві заходи мають більше значення, ніж випливає з їхнього масштабу, оскільки німецькі ділові відносини будуються повільно та особисто.
Дві звички захищають вас під час будівництва. По-перше, навмисно утримуйте більше одного клієнта. Це не лише комерційна обачність: це ваші докази щодо питання §2 SGB VI та значна частина вашого захисту щодо питання Scheinselbständigkeit. Якщо один клієнт стає вашим єдиним клієнтом, це є юридичною подією, а не лише діловою. По-друге, виглядайте ззовні як бізнес. Ваш власний веб-сайт, ваш власний шаблон рахунку-фактури, ваш власний домен електронної пошти, ваше власне обладнання та чіткий публічний опис ваших послуг – все це свідчить про те, що ви є підприємством, а не замаскованим працівником. Impressumspflicht, юридичний обов'язок публікувати вихідні дані з вашим повним ім'ям, адресою та контактними даними на веб-сайті компанії, також застосовується до вас, а відсутність Impressum призводить до попереджувальних листів від конкурентів.
Встановлення тарифів, укладання договорів та отримання оплати
Ціну визначайте виходячи з ваших витрат, а не з вашої старої зарплати. Ставка фрілансера повинна покривати частку роботодавця в соціальному страхуванні, яку зараз ніхто за вас не платить, ваші повні внески на охорону здоров'я та догляд, ваше власне пенсійне забезпечення, ваші відпустки, лікарняні, ваш адміністративний час, ваше обладнання та ваші перерви між проектами. Загальноприйняте правило полягає в тому, що денна ставка фрілансера повинна бути приблизно вдвічі більшою за денну вартість еквівалентної оплачуваної посади, перш ніж ви отримаєте рівень, і це без урахування часу, що не підлягає оплаті. Чесно розрахуйте цю цифру, перш ніж називати її. Дослідіть, скільки платить ваш ринок, за допомогою професійних асоціацій, опублікованих опитувань щодо ставок на порталах проектів та колег, але ставтеся до них як до перевірки на обґрунтованість цифри, яку ви отримали з власних витрат, а не як до самої цифри.
Німецьке договірне право розрізняє два типи договорів надання послуг, і ця різниця визначає, що ви насправді повинні. Договір надання послуг (Dienstvertrag) згідно з §611 BGB зобов'язує вас виконувати роботу з належною ретельністю; ви зобов'язані докласти зусиль, а не отримати результат. Договір надання послуг (Werkvertrag) згідно з §631 BGB зобов'язує вас надати визначений результат; ви зобов'язані отримати результат і несете гарантійну відповідальність, якщо він дефектний, включаючи обов'язок його виправити. Консультації та постійна підтримка зазвичай є договором надання послуг (Dienstvertäge). Проект з фіксованим обсягом та визначеним результатом зазвичай є договором надання послуг (Werkvertrag). Важлива суть того, що ви обіцяли, а не етикетка вгорі сторінки. Не погоджуйтесь на фіксовану ціну за договір надання послуг (Werkvertrag) з невизначеним обсягом, тому що тоді ви пообіцяли необмежений результат за обмежену плату.
Запишіть усе. Обсяг, результати, терміни, критерії прийняття, графік платежів, що відбувається у разі зміни обсягу, кому належить інтелектуальна власність, яка конфіденційність застосовується та як будь-яка сторона може розірвати договір. Згідно з німецьким законодавством про авторське право, ви не можете передавати самі авторські права, лише надавати права використання, тому договір, який стверджує про повну передачу авторських прав, є неточним; те, що ви насправді надаєте, – це Nutzungsrecht, право використання, яке може бути виключним або невиключним та обмеженим часом, територією та метою. Обдумайте, яке з них ви надаєте, оскільки виключний необмежений грант означає, що ви ніколи не зможете повторно використовувати свою власну роботу.
Отримання оплати регулюється правилами, які є більш корисними, ніж більшість фрілансерів усвідомлюють. Якщо дата оплати не узгоджена, §286(3) BGB встановлює прострочення платежу через 30 днів після отримання рахунку-фактури, а для бізнес-клієнта навіть не потрібне нагадування. У разі прострочення платежу, §288 BGB надає вам законні відсотки, а для транзакцій між підприємствами це на дев'ять процентних пунктів вище Basiszinssatz, базової ставки, опублікованої Бундесбанком. Крім того, бізнес-кредитор може вимагати фіксовану суму в 40 євро за кожне прострочення платежу, не доводячи жодних збитків. §271a BGB обмежує, наскільки бізнес-клієнт може перенести терміни оплати за домовленістю, зазвичай до 60 днів і лише у виняткових випадках перевищує їх. Іншими словами, німецький бізнес-клієнт, який сплачує із запізненням, автоматично, згідно із законом, винен вам більше, ніж зазначено в рахунку-фактурі.
Скористайтеся цим. Виставляйте рахунок-фактуру своєчасно, вказуйте чітку дату платежу та контролюйте день його прийняття. Якщо клієнт не платить, gerichtliches Mahnverfahren, судова процедура видачі платіжного наказу, — це дешевий, переважно паперовий шлях до виконання без повноцінного судового позову. І переконайтеся, що ваші рахунки-фактури містять усі обов'язкові елементи §14 UStG, оскільки рахунок-фактура, в якому відсутні необхідні реквізити, може коштувати вашому клієнту відрахування вхідного податку, і він просто повернеться до вас неоплаченим.
Інструменти для паперової роботи та цифр
Werkzeu.ge — це браузерний набір інструментів для німецької бюрократії, податків та документів, створений Cryon UG, компанією, що стоїть за WeLiveIn.de. Він розміщений у Німеччині, використовує детерміновані офіційні формули, а не штучний інтелект, а для гостьового використання ваші записи залишаються на вашому пристрої. Дві речі, про які варто бути відвертим, перш за все. Він знаходиться в бета-версії до 30 листопада 2026 року, і його власні умови говорять, що інструменти можуть бути неповними або містити помилки. І це явно не податкова, юридична чи фінансова консультація: податкові інструменти використовують офіційні формули BMF, але вони не замінюють Steuerberater, і щодо питань у цьому розділі, де різниця між §15 та §18 EStG може становити тисячі євро на рік, Steuerberater — це добре витрачені гроші.
Кілька інструментів безпосередньо пов'язані з тим, що описано в цьому розділі. Електронний рахунок-чек безкоштовний і не потребує облікового запису: він повідомляє вам, чи є отриманий вами рахунок-фактура справжнім структурованим електронним рахунком у формі XRechnung або ZUGFeRD, і чи готова ваша система до зобов'язань за 2025–2028 роки. Оскільки отримання вже є обов'язковим, саме цей варіант варто спробувати в першу чергу. Обчислювальна система включає безкоштовний швидкий генератор рахунків-фактур із QR-кодом SEPA без будь-якої реєстрації, а також MwSt-Rechner та Рахунок внесків є безкоштовними калькуляторами для розрахунку сум ПДВ та податку на прибуток згідно з §32a EStG. Формуларамт є безкоштовним і містить тисячі офіційних федеральних, державних та муніципальних форм із посиланням на джерело, датою отримання та контрольною сумою для кожної з них, що заповнюються у браузері. Реєстратор робіт також безкоштовний, але потрібен безкоштовний обліковий запис; він моделює торговельний податок за допомогою муніципального податку на нерухомість (Hebesatz), додавання та зменшення згідно з §§8 та 9 GewStG та податковий кредит згідно з §35 EStG, що є саме тим розрахунком, який показує власнику комерційних приміщень фактичну вартість класифікації.
Майте на увазі, що інструменти, найкорисніші для працюючого фрілансера, здебільшого платні. Перевірка Kleinunternehmer і Таймер зміни дня (Пн-Ст), які відстежують ліміти у 25 000 та 100 000 євро та прогнозують, коли ви їх досягнете, є функціями Plus, як і EUR-асистент для побудови вашого звіту про доходи за категорією BMF, Белегбокс для внесення квитанцій до структури Anlage EÜR, Відстеження передбачуваності для вхідного податку та Voranmeldung, Лібхаберей-Прюфер для ризику, пов'язаного зі статусом хобі, ZUGFeRD-Embedder для перетворення існуючих PDF-файлів на відповідні електронні рахунки, а також Цалунгсзіль-Рехнер щодо термінів погашення та відсотків за простроченням згідно з §§286–288 BGB, описаних вище. Валідатор зворотного стягнення для рахунків-фактур §13b та OSS-Umsatzsteuer інструмент для досягнення порогу дистанційної торгівлі в ЄС – це функції Pro. Безкоштовний рівень містить рекламу. Поточні ціни вказані на сторінці тарифів.
Одне обмеження тут особливо важливе, оскільки назва спонукає до неправильного припущення. Існують помічники з підготовки до ELSTER, зокрема Помічник з підготовки до виходу на ринок ELSTER (функція Plus), яка створює контрольний список документів за типом декларації, знаходить відповідні додатки для вашої ситуації та відображає терміни відповідно до §§149, 152 та 233a AO. Вона готує. Вона не подає. Ніщо тут не подає нічого до Фінанзамту, і немає жодної інтеграції з жодним органом влади. Ваші запитання щодо фінансового досвіду, ваші повідомлення про внесення змін та ваші річні декларації все одно проходять через elster.de або ваш Steuerberater. Повний Категорія Steuern перераховує те, що є в наявності.
Що робити далі
Виконайте ці дії по порядку, оскільки кожен крок залежить від попереднього. По-перше, якщо ви не є громадянином ЄС, ЄЕЗ або Швейцарії, ознайомтеся з підтвердженням вашого дозволу на проживання та письмово підтвердіть, що самозайнятість дозволена. Якщо це не так або якщо це неоднозначно, зверніться до Ausländerbehörde, перш ніж виставляти комусь рахунок, а якщо у вас є Блакитний дозвіл або ви закінчили німецький університет, запитайте конкретно про §21(2a) AufenthG, який призначений саме для вас. По-друге, чесно вирішіть, чи підпадає ваша діяльність під §18 чи §15 EStG, і якщо вона знаходиться десь поблизу межі, і особливо якщо ви працюєте в галузі програмного забезпечення, заплатіть Steuerberater за годину його роботи, перш ніж реєструватися, а не сперечатися про це три роки потому.
По-третє, зареєструйтесь у відповідному органі: безпосередньо у Finanzamt, якщо ви є фріберуфлером, спочатку в Gewerbeamt, якщо ви є підприємцем, а потім заповніть заявку на отримання банківської допомоги (Fragebogen zur steerlichen Erfassung) через ELSTER. Поставтеся до оцінки обороту серйозно та вирішіть питання щодо регулювання невеликих витрат на основі того, хто є вашими клієнтами, пам’ятаючи, що відмова від сплати податків зобов’язує вас на п’ять років. По-четверте, врегулюйте питання медичного страхування, перш ніж розпочати роботу, отримайте цінову пропозицію як від лікарняного каси, так і від приватного страховика, щоб розуміти реальну щомісячну вартість, а якщо ви працюєте у творчій сфері, перевірте, чи візьме вас KSK, оскільки це повністю змінює арифметику.
По-п'яте, перевірте, чи належите ви до однієї з категорій §2 SGB VI, і уважно прочитайте № 9, якщо у вас один основний клієнт і немає персоналу. По-шосте, переконайтеся, що ви можете отримати електронний рахунок сьогодні, і зробіть позначку у своєму календарі на початок 2028 року, коли його видача стане обов'язковою для всіх. По-сьоме, виробіть звичку зберігати кожен чек відповідно до GoBD з першого місяця, оскільки реконструкція записів за рік у зворотному порядку є неприємною і часто неможливою.
Зрештою, зверніть увагу на склад своїх клієнтів. Якщо один клієнт стає вашим єдиним, і особливо якщо ви починаєте виглядати та відчувати себе членом його команди, це час або диверсифікуватися, або подати заявку на отримання статусу відповідно до §7a SGB IV, поки вибір ще за вами. Фріланс у Німеччині справді працює, і для багатьох людей він краще оплачується та є стабільнішим, ніж працевлаштування. Чого він не терпить, так це припущення, що правила зміняться, бо цього не станеться, і всі вони записані там, де кожен може їх прочитати.
Джерела
Інформація в цьому розділі ґрунтується на офіційних джерелах та публікаціях, перелічених нижче, востаннє переглянуті в липні 2026 року. Це загальні рекомендації для ознайомлення, а не індивідуальні юридичні, податкові чи медичні поради.
